Cómo controlar el stock: de la planilla de Excel a un sistema
Controlar el stock es saber qué tenés, qué te falta y qué se perdió en el camino. Se puede empezar con una planilla; esta guía explica cómo armarla, cómo contar y en qué momento la planilla deja de alcanzar.
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La planilla que sirve
Una fila por producto y estas columnas:
- Código propio y código de barras: un código por producto, sin repetir.
- Descripción, rubro y proveedor: para buscar y para armar los pedidos.
- Costo y precio: para saber cuánto vale lo que tenés.
- Stock y stock mínimo: cuánto hay y desde cuánto hay que pedir.
La cuenta del stock
stock = lo que había + lo que entró − lo que se vendió ± ajustes
Lo que entró son los remitos y facturas de los proveedores. Los ajustes son lo que sale sin venderse: roturas, vencidos, faltantes y lo que usás en el negocio.
En una planilla, cada uno de esos números se carga a mano. Si un día no se carga, el stock deja de ser real y nadie sabe desde cuándo.
El stock mínimo
Es la cantidad a la que tenés que pedir para no quedarte sin nada mientras llega el pedido:
mínimo = venta por día × (días que tarda el proveedor + días de seguridad)
Si de una gaseosa vendés 6 por día, el proveedor tarda 4 días y querés 2 días de margen, el mínimo es 6 × (4 + 2) = 36. Cuando quedan 36, se pide.
No hace falta calcularlo para todo: empezá por lo que más vendés y por lo que, si falta, el cliente se va a otro lado.
Contar sin errores
- No cuentes todo junto: contá un rubro por semana, rotando. Una o dos veces por año, todo.
- Contá cuando no se vende, o separá lo que se vende mientras contás.
- Contá sin mirar lo que dice la planilla, y comparás después.
- Para cada diferencia, buscá el motivo antes de corregirla: un ingreso sin cargar, una venta con el código equivocado, una rotura.
- Corregí el stock y anotá el motivo. Si "faltante" aparece seguido en el mismo rubro, ahí hay algo para mirar.
Los motivos que conviene separar
- Rotura: se rompió o se dañó.
- Vencimiento: se venció y se tiró.
- Faltante: no está y no sabés por qué.
- Uso interno: lo usaste en el negocio.
- Corrección: el número estaba mal cargado.
Cuándo la planilla deja de alcanzar
- Cuando vendés todos los días y nadie actualiza la planilla con cada venta.
- Cuando la tocan varias personas y no sabés quién cambió qué.
- Cuando tenés más de un local o un depósito, y cada uno tiene su planilla.
- Cuando los precios cambian seguido y la lista del mostrador no es la de la planilla.
- Cuando te enterás de que algo falta porque te lo pide un cliente.
Cómo pasar la planilla a un sistema
- Limpiá la planilla: un producto por fila, sin celdas combinadas, sin filas de título en el medio y con los precios como números, sin el signo $.
- Revisá que no haya códigos repetidos: el código es lo que reconoce a cada producto.
- Importala en el sistema y revisá la vista previa antes de confirmar.
- El día que empezás, contá el stock y cargalo como punto de partida. Desde ahí, cada venta descuenta sola.
Cómo lo hace EmitíYa
Importás tu planilla de Excel como está y elegís qué columna es cada dato (cómo importar desde Excel). Desde ahí, cada venta descuenta del stock de la sucursal donde se hizo, y la mercadería que llega se carga con el ingreso de mercadería.
Para contar, Contar te deja escanear o escribir lo que hay sin ver el stock y al final te muestra las diferencias. Los ajustes quedan con el motivo, quién lo hizo y cuánto vale, y Reponer te arma lo que está debajo del mínimo por proveedor. Más en stock y sucursales.
