Cómo hacer el arqueo y el cierre de caja en un comercio
El arqueo es contar la plata del cajón y compararla con la que debería haber. El cierre es hacerlo al final del turno y dejar todo anotado. Bien hecho lleva cinco minutos y te dice si falta plata, cuándo y en manos de quién.
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Lo que tiene que haber en el cajón
La cuenta de la caja en efectivo es siempre la misma:
- Fondo inicial: el cambio con el que abriste.
- + Ventas en efectivo del turno.
- + Ingresos: plata que pusiste, por ejemplo más cambio.
- − Retiros: plata que sacaste para el banco o para vos.
- − Gastos: lo que pagaste con plata del cajón, como un flete o un proveedor.
- = Lo que debería haber.
Un ejemplo
Abriste con $20.000 de fondo, vendiste $148.500 en efectivo, a media tarde retiraste $100.000 y le pagaste $6.000 a un flete. Tendría que haber $20.000 + $148.500 − $100.000 − $6.000 = $62.500.
Contás y hay $62.420: faltan $80. Dejás $20.000 de fondo para mañana y retirás $42.420.
El cierre, paso a paso
- Terminá la última venta y no cobres más mientras contás.
- Contá el efectivo por billete: cuántos de $20.000, cuántos de $10.000 y así, y las monedas aparte. Contar por denominación es más rápido y se equivoca menos que contar el fajo.
- Contá sin mirar cuánto debería haber. Si lo sabés antes, sin querer el conteo "da".
- Compará con lo que debería haber y anotá la diferencia, aunque sea chica.
- Separá el fondo para el turno siguiente, siempre el mismo monto, y retirá el resto.
- Si hubo algo raro, como un vuelto mal dado o un billete dudoso, anotalo en el momento con el nombre de quien cerró.
Tarjetas, QR y transferencias no se cuentan
Lo que entró por débito, crédito, QR o transferencia no está en el cajón. Se controla aparte: el total de cada medio del día contra el cierre del posnet o el resumen de la app de cobro.
Una diferencia común es una transferencia que se anotó como efectivo, o al revés. Por eso conviene que el cierre muestre cada medio por separado.
Por qué hay diferencias
- Un vuelto mal dado, sobre todo en hora pico.
- Una venta que se cobró y no se registró, o se registró dos veces.
- Un gasto o un retiro que no se anotó.
- Un pago con transferencia anotado como efectivo.
- Un billete falso.
- Un error al contar: por eso se cuenta por billete.
Qué hacer con una diferencia
Anotala siempre, también cuando sobra plata: un sobrante también es un error. No la "acomodes" con plata propia ni la pases al turno siguiente, porque se pierde el rastro.
Una diferencia chica de vez en cuando es normal. Lo que importa es el patrón: si faltan siempre en el mismo turno o con la misma persona, ahí hay algo para mirar. Para verlo, cada vendedor abre y cierra su propia caja.
Si lo hacés en papel
Una planilla con una fila por turno y estas columnas: fecha, turno, quién cerró, fondo inicial, ventas en efectivo, ingresos, retiros, gastos, lo que debería haber, lo contado, diferencia y firma.
Para contar los billetes sin calculadora, usá el contador de billetes para el arqueo: ponés cuántos hay de cada uno y suma solo.
Cómo lo hace EmitíYa
Cada vendedor abre su caja con el fondo inicial y anota los retiros, gastos e ingresos en el momento, con el motivo. Al cerrar cuenta por billete sin ver cuánto debería haber, y la diferencia queda guardada con su nota.
El dueño ve cada turno cerrado con lo esperado, lo contado, la diferencia y cada medio de cobro por separado, también desde el celular. Más en la caja y en cómo abrir y cerrar la caja.
